Cocinando la mejora continua a fuego lento

Tiempo de cocinado (lectura): 3’30”

Antonio Medina Díaz.

Lean coach certificado y consultor de negocio.

Cada día somos más conscientes de la importancia de lo intangible en la gestión empresarial. Con intangible me refiero a la gestión de la motivación, de la comunicación, del trabajo en equipo y del comportamiento y actitud de nuestros empleados. Aspectos que considero hoy en día de vital importancia para conseguir equipos de alto rendimiento.

Sin embargo, o carecemos de tiempo o de los recursos necesarios para asegurarnos que en el día a día esto realmente ocurre en nuestros departamentos, que efectivamente somos capaces de trabajar de forma transversal, derribando silos. Algunas filosofías como Lean o metodologías como Agile o DevOps, dentro del mundo de las tecnologías de la información, ayudan a conseguir estos objetivos, pero requieren de lo antes mencionado: tiempo y recursos.

Por eso, realizar actividades, sobre todo fuera del entorno laboral, que ayuden a mejorar estos conceptos a través de experiencias positivas, al mismo tiempo que realistas, puede ser una posibilidad a toda empresa que intente ir introduciendo una forma de trabajo más abierta, colaborativa e innovadora.

Agile Taste: aprendiendo a través del poder de la cocina

A principios de este año tuve la oportunidad de vivir una de estas experiencias para equipos de la mano de Agile Taste, una startup que se dedica a realizar esto mismo bajo los fogones de una cocina profesional. Una de las cosas que más me llamó la atención fue su misión:

Queremos cambiar la forma en la que los equipos y las personas aprenden a través del poder de la comida.

Agile Taste se dedica a realizar actividades con empresas (grandes, pequeñas, da lo mismo) con el fin de mostrar cómo una cadena de montaje o una unidad de negocio se puede trasladar rápidamente a una cocina profesional de un restaurante al que no paran de llegar pedidos – con instrucciones confusas o contradictorias, como en la vida real. Esto lo ponen en funcionamiento mediante diferentes experiencias muy focalizadas a resaltar y mejorar aspectos concretos del mundo de la gestión empresarial. Así pues, tienen actividades de grupo especializadas en mejorar la gestión del trabajo (introduciendo conceptos como el flujo de una sola pieza de trabajo o one-piece flow), la gestión de las comunicaciones en momentos de crisis o la mejora continua en la empresa.

Cocinando en equipo

En particular, yo asistí a una sesión personalizada de SushiKanban, en donde nuestro papel era el de adoptar los roles habituales de una cocina real y realizar una serie de tapas y pintxos para nuestros clientes con la mayor calidad y en el menor tiempo posibles. El primer aspecto que inmediatamente mejoras es el de la organización interna, ya que después de que el chef nos pusiera al día de cómo elaborar las recetas, tuvimos que definir los roles que cada uno íbamos a tener en la cadena de montaje de la cocina.

A partir de ahí, los pedidos empezaron a llegar y comenzamos un primer ciclo iterativo donde reinaba el caos y se trabajaba de forma desorganizada y apresurada, con muy poco conocimiento del trabajo de nuestros compañeros y casi sin haber tenido formación – muy ajustado a muchos casos verídicos.

Tras una serie de pedidos devueltos por nuestro cliente ficticio, realizamos una primera parada técnica, realizando una retrospectiva y una toma de decisiones sobre qué había que mejorar para poder conseguir llegar al nivel esperado por nuestros clientes. En nuestro caso, había habido una total desconexión entre la gestión de la demanda (los camareros) y las operaciones (los cocineros) y existía mucho desconocimiento sobre cuál debería ser el proceso más adecuado para realizar las recetas de la manera más óptima. Por lo tanto, para resolver estos problemas, designamos a un Gestor de Calidad para que asegurara que se definía y seguía el proceso adecuado en cada receta, informando a todos los cocineros, y definimos un punto único de entrada del trabajo, a través de un tablero Kanban, en el cual los camareros introducían los pedidos y el Jefe de cocina gestionaba el trabajo con su equipo, pedido por pedido.

Kanban para gestionar el flujo de pedidos

La segunda iteración fue mucho más eficiente, los equipos más sincronizados y la calidad y tiempo de ejecución de las recetas mejoró ostensiblemente. Tras ajustar pequeños problemas adicionales, para la tercera y última iteración incluso aquellos que nunca habían trabajado con metodologías ágiles o de mejora continua habían entendido el potencial que esconde el dar la posibilidad a los empleados de tomar decisiones sobre cómo ejecutar su trabajo e implementar acciones de mejora.

“Aquellos que nunca habían trabajado con metodologías ágiles o de mejora continua habían entendido el potencial que esconde el dar la posibilidad a los empleados de tomar decisiones sobre cómo ejecutar su trabajo e implementar acciones de mejora.”

No todo fue “sufrimiento”. Al final del ejercicio compartimos cómo nos habíamos sentido, qué lecciones nos llevábamos aprendidas para aplicarlas a nuestro día a día y lo mejor…degustamos en equipo la comida que habíamos realizado. En definitiva un día completo y sobre todo diferente a las típicas jornadas de actividades fuera de la empresa.

“Tras haberlo experimentado, creo sinceramente que este tipo de actividades pueden contribuir a mejorar la competitividad de nuestras empresas e introducir algunos conceptos para desarrollar nuestra eficiencia interna, algo que nunca es fácil de conseguir.”

Todavía hoy, en mi empresa, tenemos como parte de nuestro plan de mejora interno algunas de las lecciones aprendidas durante ese día.


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